Проверка накладной ЕГАИС

Как подтвердить накладную в ЕГАИС?

Любая поставка товара сопровождается ТТН. При получении товара необходимо сверить тот товар, что поступил к вам, с указанным в накладной. Если все верно, в ЕГАИС отправляют информацию о том, что накладные от поставщика приняты. Если в накладной указан не тот товар, что вы получили, то в ЕГАИС передают акт о расхождении.
ТТН должны быть подтверждены в ЕГАИС в течение трех дней с момента поставки, если склад поставщика находится в черте вашего города. Если же склад находится в области, то на подтверждение накладной должно уйти не более семи дней.
Подтверждение ТТН происходит в вашем личном кабинете ЕГАИС при помощи связи вашей учетной программы и УТМ с системой.

  1. Перед подтверждением ТТН пересчитайте количество той продукции, которую вам доставили. Сравните его с номенклатурой и электронной накладной от поставщика в ЕГАИС.
  2. Если количество фактически полученного товара сходится с электронной накладной, в ЕГАИС отправляют акт, что накладная принята — это и есть подтверждение ТТН в ЕГАИС. После этого в системе сумма и количество поставки списывается со счета поставщика и поступает на ваш счет.

Бывают ситуации, когда могут привезти не тот товар, который вы заказали, или в процессе транспортировки повредилась стеклянная тара. В таком случае в ЕГАИС подается акт об отказе приема накладной, а товар возвращается поставщику.

  • Если есть значительное расхождение между данными в накладной и фактически поставленной продукцией
  • Поставщик не доставил товар: вне зависимости от того, предупредили вас об этом или нет, вы все равно можете сделать отказ
  • Доставленный товар не соответствует качеству: просрочен, повреждена тара, отсутствуют акцизные марки и т.д.

Подтверждение через личный кабинет

Система предусматривает далеко не только создание товарно-транспортных накладных, но также порядок принятия ТТН сторонами, переотправку при возникновении ошибки и подачу отказа. Кроме того, система позволяет просмотреть акты о расхождении по поставке и прочие документы, непосредственно связанные с поступлением в магазины алкоголя и других спиртосодержащих товаров.

Когда оно необходимо?

В России установлены меры по контролю оборота спиртосодержащих товаров внутри страны. Сам по себе ЕГАИС изначально вводился именно с целью искоренить явление контрафактного алкоголя, распространившегося в 90-е годы.

Подтверждение накладных — один из обязательных этапов в контроле оборота алкоголя: поставщик алкоголя обязан отправить в систему ТТН, однако указать на юридическую чистоту поставки, качество алкоголя и прочие важные вещи может только получатель. Именно он составляет подтверждение, отказ или акт о расхождении — от его обратной связи зависит вся работа системы.

Подтверждение товарно-транспортных накладных в ЕГАИС — обязанность, а не право: необходимость процедуры и сроки, в течение которых ее нужно провести, регламентированы Приказом Минфина России от 15.06.2016 N 84н. Ответственность за несоблюдение российского законодательства по этому вопросу предусмотрена по ст. 25 Федерального Закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ и КОАП РФ ст. 14.17.

Как подтвердить ТТН от поставщика: пошаговая инструкция

Прежде, чем начать процедуру подтверждения накладной, пользователь должен уже иметь в системе личный аккаунт. Как правило, регистрация не вызывает сложностей у пользователей по причине несложности процесса.

Однако, личный кабинет понадобится для доступа к информации, а не к самой работе. На данный момент официальный сайт ЕГАИС позволяет лишь переотправить, проверить накладную через систему и получить другую важную информацию.

Подтверждение поставки исключительно посредством сайта невозможно: необходимо скачать с сайта программу «Универсальный транспортный модуль (УТМ)». Сделать это можно в личном кабинете через вкладку слева «Транспортный модуль».

Внимание! Работать также можно на любом другом программном обеспечении — при условии, что оно совместимо с УТМ (например, известная программа для бухгалтеров «1С:ИТС»).

Как только получатель проверил, нет ли расхождения (например, поставлено было меньше, чем нужно по накладной), в случае, если все в порядке, начинается сам процесс подтверждения накладной.

Для принятия ТТН нужно в программе ФСРАР УТМ следовать следующему алгоритму действий:

  1. Для начала в программу необходимо загрузить поступившую в ЕГАИС неподтвержденную накладную. Для этого нужно начать на вкладку «Получение ТТН из ЕГАИС».
  2. В открывшемся окне внести десятизначный идентификационный номер товарно-транспортной накладной (его, как правило, получателю сообщает поставщик), после чего начнется процесс загрузки документа.
  3. После загрузки в программу накладной необходимо нажать кнопку «Отправить акт о принятии накладной».
  4. В поле «fsrar ID отправителя нужно ввести ID код компании, отправившей продукцию — код сообщается поставщиком.
  5. В поле «код акта о принятии накладной» нужно ввести номер акта. Его можно увидеть на физическом варианте Акта или же составить сразу в бухгалтерской программе, если в ней есть функционал создания актов.
  6. В поле «Номенклатура» нужно ввести категорию, к которой принадлежит продукция.
  7. Нажать на кнопку «Отправить». После этого акт поступит в систему ЕГАИС, а после его проверки в личном кабинете ЕГАИС можно будет увидеть, что накладная «подтверждена».

Установленные сроки

Для получателей, чей склад находится в черте города, подтверждение накладной должно происходить в течение трех рабочих суток с момента поступления спиртосодержащего товара.

В свою очередь для получателей, склад которых находится за чертой города (в том числе в сельской местности), допускается подтверждение ТТН в течение семи рабочих дней.

Внимание! Сроки, в течение которых поставщик и получатель обязаны занести в ЕГАИС информацию об обороте, установлены Приказом Минфина России от 15.06.2016 N 84н. Приказ разграничивает получателей алкоголя по признаку развитости инфраструктуры в их местности — соответственно, сроки установлены разные.

Штраф за несвоевременное занесение в систему информации об обороте

Какой штраф положен за неподтверждение в срок ТТН? Нарушение Приказа Минфина влечет достаточно жесткие штрафные санкции.

Согласно КОАП РФ, ст. 14.17, максимальный штраф за нарушение порядка оборота спиртосодержащей продукции составляет:

  • 200 тыс. рублей для юридических лиц;
  • 15 тыс. рублей для физических лиц.

Кроме того, согласно ст. 25 Федерального Закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ обнаруженный незаконный оборот алкоголя должен быть пресечен посредством конфискации найденного контрафакта.

Когда можно отказаться от ТТН и как это сделать?

Отказ от приемки алкоголя — естественная процедура, поэтому ЕГАИС поддерживает данный функционал. Кроме того, реализована процедура отказа таким образом, что она не вызывает особых сложностей у получателя. Отказ составляется в случае, если:

  • Расхождение между накладной и реально полученной поставкой слишком большое. Например, по товарно-транспортной накладной получатель должен был иметь 200 единиц продукции, а получил всего 20. Тогда составление акта о расхождении необязательно, но вместо него можно оформить отказ.
  • Товар вовсе не был доставлен поставщиком (даже если поставщик предупредил об этом или пытается объяснить происходящее форс-мажором, получатель все равно имеет право оформить отказ).
  • Товар ненадлежащего качества — просрочен, на нем отсутствуют марки, свидетельствующие об оплате поставщиком акцизов, стекло бутылок треснулось и так далее.

Для проведения процедуры по-прежнему необходим транспортный модуль: личный кабинет не поддерживает функцию отправки отказа. С помощью личного кабинета можно лишь отслеживать информацию по накладной, а также совершать их переотправку.

При использовании ФСРАР УТМ процедура выглядит следующим образом:

  1. Во вкладке «Товарно-транспортные накладные» найти недавно поступившую в ЕГАИС накладную. Для этого ее необходимо загрузить с автоматизированной системы в УТМ.
  2. Найти нужную накладную. В нижней части программы будет кнопка «Отправить отказ» рядом с кнопкой о принятии документа.
  3. В поле «fsrar ID отправителя» нужно ввести ID код компании-поставщика.
  4. В поле «код акта об отказе в приемке» нужно ввести номер акта. Информацию можно получить из физического документа или из электронного — в случае, если пользователь имеет в своем распоряжении более совершенные бухгалтерские программы.
  5. В поле «Номенклатура» необходимо указать категорию поставленного товара.
  6. Нажать на кнопку «Отправить».

Справка. В самой программе причины отказа нигде указывать не нужно. Это связано с тем, что причины отказа перечисляются в составленном акте об отказе — соответственно, при проверке документа системой возможное нарушение регламента сразу же вскроется.

Если все введено верно, в личном кабинете позже можно будет увидеть статус ТТН: «Отказано». Он означает, что система приняла акт и поставщик получил соответствующее уведомление.

Каким образом осуществить переотправку?

В отличие от предыдущих пунктов, переотправка накладных через личный кабинет на сайте ЕГАИС возможна. Под переотправкой понимается, если выражаться простым языком, просьба поставщику оформить новую накладную вместо старой.

Характерно, что функция переотправки накладных доступна только получателям — поставщики не могут переотправить ТТН, т.к. это могло бы внести хаос в процесс контролирования поставок.

Переотправку делают в том случае, если возникла проблема с технической стороны дела:

  • Накладные оформлены верно, но ЕГАИС или программное обеспечение получателя по какой-либо причине их не отображает.
  • При заполнении накладной получатель неверно указал номенклатуру поступившей продукции или код акта о принятии/отказе.
  • При прочих проблемах, никак или мало связанных непосредственно с самой поставкой.

В некоторых ситуациях ошибка могла быть допущена со стороны поставщика, при этом ЕГАИС принял накладную как верно составленную.

В таком случае распространенной практикой является совместная координация действий между сторонами, когда поставщик просит получателя заново выслать ТТН для редактуры. Законом это не запрещается, поэтому процедура скорее добавляет удобств сторонам, а не уменьшает их.

Для переотправки накладной через сайт ЕГАИС необходимо следовать следующему алгоритму:

  1. Авторизоваться на сайте egais.ru.
  2. Нажать на вкладку «Переотправка накладных/актов» в левой нижней части страницы.
  3. Появится окно с несколькими полями. В поле «fsrar ID грузополучателя» нужно ввести ID юр.лица, осуществляющего приемку продукции; как только данные были введены, нужно нажать кнопку справа «Проверить FSRAR_ID» — если где-то допущена ошибка, система это укажет.
  4. После проверки в поле «Регистрационный номер ТТН» нужно указать десятизначный идентификационный номер товарно-транспортной накладной, отправляющейся на проверку. Его можно получить или от поставщика продукции, или на почте, указанной при регистрации на сервисе — в так называемом «Уведомлении о регистрации движения».
  5. Кнопка «Я не робот» призвана отсеять нагрузку на сервера сайта, вызываемую ботами, поэтому без нажатия на кнопку продолжение процедуры невозможно.
  6. Если все было введено верно, на почту получателя придут два новых документа: сама ТТН и Уведомление о регистрации движения ТТН.

На этом процесс переотправки документа заканчивается.

Процедура подтверждения или переотправки накладных практически всегда пугает новичков в сфере бухгалтерского учета. Однако, все большее число мер со стороны государства по упрощению контроля за оборотом спиртосодержащих товаров с каждым годом лишь облегчают процедуру, поэтому бояться и переживать совершенно не из-за чего.

Накладные являются важными документами для любой организации, поэтому на нашем сайте есть много материалов, рассказывающих о них. Предлагаем вам прочитать полезную информацию о том:

  • какие виды бывают;
  • чем отличаются от счет-фактуры;
  • каковы правила оформления, хранения и проверки;
  • нужно ли ставить номер накладной и как это сделать;
  • каковы общие правила заполнения и подписания.

На первых порах не допускать ошибки поможет информационная подготовленность, а со временем процесс пойдет «сам», т.к. практически во всех случаях при работе с ЕГАИС нужно выполнять примерно одни и те же действия.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://pravo.guru/zzp/torgovlya-i-tovary/nakladnaya/podtverzhdenie-i-pereotpravka-v-egais.html

Закладка Постоянная ссылка.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *