Журнал кассира операциониста при онлайн кассе

Содержание

Кассовая книга для онлайн-кассы

В кассовой книге ведется учет всех полученных и потраченных сумм: выручка, выдача наличных, сдача наличности в банк.

ИП ведут кассовую книгу по желанию и могут от нее отказаться. А вот для компаний кассовая книга обязательна, даже если стоит онлайн-касса.

Как вести кассовую книгу при онлайн-кассах

Согласно постановлению Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 кассовую книгу ведут по форме КО-4. Но компания может утвердить свою форму согласно учетной политике.

Как выглядит кассовая книга

Скачать бланк кассовой книги

Кассовая книга может быть в 3 форматах:

  • бумажный;
  • электронный с распечаткой файла;
  • только электронный на ПК.

Кассовая книга на бумажных бланках должна быть прошита и пронумерована. Ее ведет кассир на протяжении всего рабочего дня. Он заполняет ее, получив от бухгалтерии приходный и расходный ордера. Они разрешают кассиру получать и выдавать денежные средства.

Как прошивать кассовую книгу и ее образец

В электронном варианте кассовая книга также заполняется кассиром или ответственным лицом, назначенным руководством. Для нее применяется электронная подпись, оформленная на должностное лицо согласно закону от 06.04.11 № 63-ФЗ.

Кассовая книга заполняется только 1 раз в день, когда в компании проводятся денежные средства. Например, если через кассу выдавалась зарплата 1 и 15 мая, то в книге будут записаны соответствующие даты.

Если вы не ведете запись, то налоговая может оштрафовать вас. Согласно п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ:

  • для организаций — штраф 40–50 тыс. руб.;
  • для ИП и глав компаний — 4–5 тыс. руб.

Пошаговое ведение кассовой книги

Можно ли вносить исправления в кассовую книгу

Да, но только в оформленную на бумажных бланках. Для внесения исправлений зачеркните неверную запись и укажите правильное значение. Подчищать записи в книге нельзя. Согласно Указаниям № 3210—У все исправления заверяются у кассира или главного бухгалтера.

В книгу, оформленную и подписанную в электронном формате, исправления вносить нельзя.

Как исправить ошибку в кассовой книге

Сколько кассовых книг нужно вести

Если вы ИП и по желанию ведете кассовую книгу, то вам хватит одной.

У организаций число кассовых книг зависит от количества филиалов, согласно Указанию № 3210—У. Если их нет, то ведите 1 книгу, даже при совмещении налоговых режимов.

Документы КМ-1—КМ-9 больше не нужны

До обязательного внедрения онлайн-ККТ в июле 2017 года торговые предприятия использовали унифицированные формы документов. Но ведение онлайн-кассы позволяет отправлять фискальные документы в налоговую автоматически — через интернет.

  • Меркурий 115Ф

    94 отзыва

    6 200₽ 6 200₽ 6200 https://online-kassa.ru/kupit/merkurij-115f/ ЗаказатьКупитьЕсть в наличии

  • ПТК MSPos-K

    100 отзывов

    11 900₽ 11 900₽ 11900 https://online-kassa.ru/kupit/ptk-mspos-k/ ЗаказатьКупитьЕсть в наличии

  • Эвотор 7.2

    153 отзыва

    13 700₽ 13 700₽ 13700 https://online-kassa.ru/kupit/evotor-7-2/ ЗаказатьКупитьЕсть в наличии

Какие документы не нужны при онлайн-кассе

Согласно письму ФНС России от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059@ необязательными для оформления являются 9 унифицированных документов:

  1. Форма № КМ-1 — акт о переводе показаний счетчиков ККТ.
  2. Форма № КМ-2 — акт о снятии показаний контрольных счетчиков ККМ при сдаче кассы в ремонт и при возвращении ее в компанию.
  3. Форма № КМ-3 — акт о возврате денег клиенту.
  4. Форма № КМ-4 — журнал кассира-операциониста.
  5. Форма № КМ-5 — журнал регистрации ККТ, функционирующих без кассира-операциониста.
  6. Форма № КМ-6 — справку-отчет.
  7. Форма № КМ-7 — сведения о счетчиках ККТ и объеме выручки компании.
  8. Форма № КМ-8 — журнал вызовов технических специалистов.
  9. Форма № КМ-9 — акт о проверке наличных денег кассовом аппарате.

Обязательными документами при онлайн-кассе остались:

  • кассовая книга (ИП ведут по желанию);
  • ПКО и РКО.

Кассовая книга отражает данные о приходе и расходе наличных средств. В ней фиксируются реквизиты ПКО и РКО, получателя, и того, кто вносит средства.

Журнал кассира-операциониста для онлайн-кассы

Журнал кассира-операциониста является необязательной формой заполнения согласно письму ФНС России от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059@. Потому что данные, которые раньше записывались в журнал, теперь отправляются в ФНС в онлайн-режиме.

Зачем нужен журнал кассира-операциониста и у кого он должен быть

Журнал кассира-операциониста нужен для онлайн-кассы, чтобы учитывать приход и расход наличных денег. Несмотря на то что с июля 2017 года он необязателен, для внутреннего учета будет полезен.

Журнал ведет сотрудник, который обслуживает покупателей при помощи ККТ. Хранится документ у руководителя или главного бухгалтера.

Если вы все-таки решили его вести, то почитайте инструкции ниже.

Как и когда заполнять журнал кассира-операциониста

Компании и предприниматели сами решают, по каким правилам заполнять журнал. Но обязательно должны следовать шаблону из постановления № 132.

Описание регистра КМ-4 гласит, что книга кассира-операциониста ведется кассиром каждый день. Запись вносится в журнал шариковой или чернильной ручкой синего цвета.

Если исправляете запись, то обязательно поставьте визу у начальника или главного бухгалтера.

До 1 июля 2017 года ведение журнала кассира-операциониста для онлайн-кассы предполагало: прошивку, нумерацию и регистрацию в налоговой. Теперь регистрация не нужна, а нумерация и шнуровка проводится по желанию ИП и организации.

Требования по ведению КМ-4 обязывают кассира заполнять журнал после снятия Z-отчета.

Пример заполнения журнала (книги) кассира-операциониста

Скачать форму КМ-4

Особенности документа

С 2013 года единые шаблоны первичных документов отменены, так что на сегодняшний день работники организаций и предприятий имеют возможность выбрать, вести ли им журнал кассира-операциониста в свободном виде, разработать собственный бланк документа или воспользоваться унифицированной, ранее обязательной к применению, формой КМ-4. Большинство, надо сказать, идет по третьему пути, поскольку стандартный бланк содержит в себя все необходимые реквизиты и строки, а значит, не нужно тратить время на формирование структуры и содержания журнала.

Документ следует вести в бумажном (распечатанном) виде. При этом все его листы должны быть пронумерованы и скреплены между собой при помощи толстой нити (но только не степлером). Использовать для заполнения журнала можно шариковую ручку любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. недопустимы).

На последней странице документа необходимо указать количество листов, поставить печать (если, конечно применение штемпельных изделий закреплено в учетной политике фирмы), и подпись ответственного лица (специалиста отдела бухгалтерии или главного бухгалтера).

Внесение записей в журнал происходит строго по хронологии (без пропусков), при этом помарки и ошибки крайне нежелательны.

Если такая оплошность все же случилась, исправлять неверные данные следует, аккуратно зачеркнув неправильные сведения и вписав правильные, сделав рядом отметку «исправленному верить». Все корректировки обязательно следует датировать, а также удостоверять подписью кассира-операциониста и главного бухгалтера.

Книга может вестись как на регулярной основе (если торговая точка или предприятие работает каждый день), так и по мере необходимости.

Если операций при участии контрольно-кассового аппарате в учетный период времени не было, заполнять бланк не нужно.

Образец документа

В начале документа, на титуле, пишется:

  • наименование организации, ее адрес, а также (справа) коды: ОКУД, ОКПО, ОКПД, номер ИНН;
  • ККМ, по которой ведется журнал: ее название (модель, марка), номера (производителя и регистрационный);
  • период, в течение которого в журнал вписывались указанные в нем сведения;
  • обозначить ответственного за формирование журнала работника.

Во вторую часть документа, в таблицу, вносятся по порядку:

  • число-месяц-год заполнения, а также, если касса работает в две смены – номер смены;
  • отдел (здесь можно поставить прочерки, если касса обслуживает один отдел, или вписать все номера отделов, в которые «уходили» чеки в текущую смену);
  • ФИО сотрудника, сидящего за кассой;
  • порядковый номер контрольного счетчика на время сдачи смены (т.е. порядковый номер Z-отчета – его вид зависит от модели ККМ);
  • регистрируются значения: контрольного счетчика, суммы наличности, прошедшей через кассу с момента ее регистрации в госорганах, плюс — с приходом за текущую смену;
  • тут же ставится подпись администратора и кассира (если это одно и то же лицо, то расписываться нужно в обеих ячейках);
  • в последний столбец включается размер выручки за прошедший день.

Далее в бланк вписываются

  • сумма, сданная наличностью,
  • сумма, возвращенная покупателям в связи с тем, что кассовые чеки не были использованы,
  • подписи ответственных лиц.

Образец справки. Пример заполнения

Чтобы подробно ознакомиться с формой КМ-6, скачайте бесплатный образец. Он имеет формат *.doc и содержит правильную форму справки без фактических ошибок и неточностей. Этим образцом можно пользоваться не только для изучения особенностей справки-отчета, но и для конкретной работы кассира.

Справка-отчет кассира-операциониста разделена на 3 части – строчную, табличную и заверщающую. Для удобства мы разделим на 3 части и пример заполнения, чтобы читатель мог быстро найти именно то, что его интересует.

Итак, пример ввода информации в строчную часть КМ-6:

  • В поле «Организация» вписывается наименование предприятия, его адрес, контактный телефон.
  • В поле ИНН вписывается идентификационный номер предприятия, где работает кассир.
  • Поле «Структурное подразделение» не нужно трогать, если этого подразделения в компании нет.
  • В поле «Контрольно-кассовая техника» вводится информация о моделях ККТ.
  • В поле «Номер» – номер кассовой техники. Эту информацию, как и информацию для пункта 3, можно узнать у старшего кассира или прочесть в документации ККТ.
  • Поле «Прикладная программа» остается пустым, если такая программа не используется.
  • В поле «Кассир» вписывается фамилия кассира, его инициалы. Если справка создается по 2 и более секторам, имеющим нескольких кассиров, то поле остается пустым.
  • В поле «Смена» вписывается номер актуального Z-отчета. В образце это не показано, но, как правило, он начинается с буквы «Z». Например, «Z 0040».

Важно! Далее идет промежуточное поле, в которое нужно вписать порядковый номер справки-отчета, дату составления, время начала работы над отчетом и время окончания работы. Пренебрегать этими данными нельзя.

Табличную часть справки нужно заполнять так:

  • Столбец 4 тоже нужно оставить пустой, если используется современная кассовая техника (с 2004 года).
  • В столбец 5 вписывают сумму на начало дня или смены. Эту сумму можно найти в журнале кассира-операциониста, в графе 9. Там ее оставил кассир, который работал в прошлую смену. Также эта сумма есть в утреннем X-отчете, в строке ГРОСС-ИТОГ.
  • В столбец 6 вписывают сумму из строки ГРОСС-ИТОГ Z-отчета.
  • В столбец 7 – сумму из строки «Сменный Итог» Z-отчета. Если в течение дня/смены происходили возвраты, то нужно вписать сменный итог с вычетом возвратов.
  • Столбец 8 нужно оставить пустой, если возвратов не было. Если они были, то нужно вписать сумму из строки «Возвраты» Z-отчета.
  • В столбец 9 кассир вписывает свою фамилию.
  • В столбец 10 кассир ставит подпись.

В поле «Итого» вписываются суммы столбцов 7 и 8.

Важно! Пустые столбцы можно зачеркивать. Кассиры часто зачеркивают их, чтобы проверяющие органы точно знали, что документ заполнен до конца, и кассир ничего не забыл.

Завершающая часть справки заполняется так:

  • Строчка «Итого…» требует вписывать вырученную сумму прописью.
  • Строчку «Принята…» следует оставлять пустой. Она необходима, когда на отчет выписывается приходной ордер. На практике это случается редко.
  • Строчка «Сдана в банк» содержит информацию о банке только в том случае, если отчет будет вручен инкассатору. Если выручка и справка отдаются главному кассиру, то эту строку нужно оставлять пустой.
  • Строчку «Квитанция №» тоже нет особого смысла заполнять, ведь она относится к строке «Принята…».

Далее нужно оставить подписи и расшифровки подписей операциониста, старшего кассира и начальника предприятия.

Зачем нужна и у кого должна быть книга кассира-операциониста (форма КМ-4)

Журнал кассира-операциониста утвержден постановлением Госкомитета статистики от 25.12.1998 № 132 (далее — постановление № 132), его также называют унифицированной формой КМ-4. Обязанность ведения журнала при применении ККМ закреплена в типовых правилах, содержащихся в письме Минфина от 30.08.1993 № 104. Но эти правила утратили актуальность в связи с принятием нового закона об использовании ККМ, согласно которому большинство хозсубъектов с 01.07.2017 обязаны использовать обновленные модели кассовой техники, способной передавать информацию налоговикам о расчетах с покупателями в онлайн-режиме.

О применении онлайн-касс плательщиками ЕНВД читайте в статье «Применение онлайн-кассы для ЕНВД (нюансы)».

Внимание! В новой редакции закона «О ККТ» нет информации о необходимости применения унифицированных форм, в связи с чем использование книги кассира-операциониста при использовании онлайн-касс необязательно. Такое же мнение высказал и Минфин в своем письме от 16.06.2017 № 03-01-15/37692.

Но компании и ИП вправе самостоятельно вести данный регистр для учета и контроля поступившей выручки.

Постановлением № 132 было предусмотрено, что журнал заполняется работающим за кассой сотрудником, который обслуживает клиентов (принимает от них деньги в качестве оплаты за товар или услуги) при помощи контрольно-кассовой машины (далее — ККМ). Этим же документом было предусмотрено, что он должен храниться у руководителя (заведующего) или главного (старшего) бухгалтера, а перед началом смены выдаваться кассиру.

Форму журнала КМ-4 вы можете скачать на нашем сайте.

Скачать форму журнала КМ-4

В данном регистре кассир ежедневно должен был записывать показания, снятые с ККМ. Также этот журнал служил для контроля соответствия остатка в кассе с тем, что числится в машине.

Когда и как правильно заполнять журнал кассира-операциониста

Когда и как заполнить журнал кассира-операциониста образца 2019 года? Полагаем, что организации и ИП, применяющие онлайн-кассы и принявшие решение о заполнении журнала кассира-операциониста, могут самостоятельно установить правила его заполнения. При этом можно ориентироваться на указания по его заполнению, установленные постановлением № 132. В описании к регистру КМ-4 говорится, что журнал заполняется ежедневно ответственным работником — кассиром.

Записи в журнал вносят шариковой/чернильной ручкой синего цвета без помарок. Если имеет место исправление, то запись о нем, сделанная кассиром, заверяется директором и главным бухгалтером.

До применения онлайн-касс перед началом ведения его нужно было пронумеровать, прошнуровать и зарегистрировать в ИФНС. Поскольку, как уже было сказано выше, при применении онлайн-касс необходимости в журнале контролирующие органы не испытывают, то и регистрировать его в ИНФС не надо. Решение о необходимости его нумеровать и шнуровать организации и ИП могут принять самостоятельно исходя из внутренних правил. Согласно указаниям по заполнению КМ-4 журнал должен был заполняться кассиром сразу же после снятия Z-отчета. В онлайн-кассах при завершении работы снимается отчет о закрытии смены, данные которого могут переноситься в КМ-4.

Подробнее о том, где скачать образец и как заполнить журнал кассира-операциониста, читайте в статье «Унифицированная форма № КM-4 — бланк и образец».

Пример заполнения журнала кассира-операциониста

Давайте пошагово разберем, как заполнять журнал кассира-операциониста. Итак, сдавший смену кассир обычно снимает отчет о закрытии смены. Данные из этого документа используются при заполнении графы 4 (порядковый номер отчета), графы 5 (здесь дублируется предыдущая запись), графы 6 (показатель счетчика) и графы 10 (дневная выручка). В графе 9 отображаются данные из снятого в конце смены отчета.

В графах 1–3 указываются: дата, номер отдела, Ф. И. О. кассира. В графах 7–8, 16–18 проставляются подписи кассира, администратора и старшего кассира, если это 3 разных человека, а при совмещении должностей достаточно 1 подписи.

В графе 11 отображается сумма наличных, в графе 12 — число безналичных платежей, в графе 13 — безналичная сумма, в графе 14 — сумма за вычетом возвратов, в графе 15 — суммарное значение возвратов средств из кассы покупателям.

Проверить правильность занесенных данных очень легко — для этого следует сравнить показания из Z-отчета (графа 10 регистра = графа 14) и суммарные значения из граф 11–12 за вычетом графы 15.

Еще ряд проверочных формул:

  • графа 11 = графа 10 – графа 13 – (графа 15);
  • графа 14 = графа 11 + графа 13;
  • графа 10 = графа 9 – графа 6.

Рассмотрим образец заполнения книги кассира-операциониста.

Закладка Постоянная ссылка.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *